Biznes z pomysłem #2 - Wirtualna Asystentka

W cyklu “Biznes z pomysłem” będę przedstawiać Ci różne pomysły na biznes. Omówimy sobie w jaki sposób można dany pomysł dobrze wykorzystać, jak zacząć w danej branży i jak ona wygląda od środka. Wpis ten opieram na formule pytań i odpowiedzi, ponieważ tę formułę lubię najbardziej. Najczęściej pojawiające się pytania dotyczące tego zawodu zebrałam w 5 grup.

Dziś przedstawię Ci zawód wirtualnej asystentki, tylko co to jest wirtualna asystentka? Między innymi tego dziś się dowiesz! Najpierw czeka na Ciebie analiza prawna i finansowa, a na końcu czeka Cię seria mini-wywiadów, w których osoby wykonujące dane zawody opowiedzą Ci o swoich doświadczeniach.

Czym się zajmuje wirtualna asystentka? Co robi wirtualna asystentka?

Wirtualna asystentka jest to osoba, która staje się prawą ręką przedsiębiorcy. To wszech-ogarniacz i tytan pracy organizacyjnej. To mistrz zarządzania i radzenia sobie z pracą pod presją czasu, a także niekiedy również radzenia sobie z sytuacjami stresowymi. Wirtualna asystentka pracuje zdalnie i wspiera swojego klienta w głównej mierze online, w przeciwieństwie do “tradycyjnej” asystentki, która raczej pracuje z biura.

Praca wirtualnej asystentki zależy od tego, z kim ona współpracuje. Może mieć klienta, który jest biznesmenem pracującym 24 godziny na dobę, mającym wielu klientów, wiele projektów, wiele wyjazdów służbowych i innych zobowiązań. Będzie on potrzebował na pewno bieżącego wsparcia i organizowaniu swojego czasu pracy, swojego kalendarza, umawiania spotkań czy bookowania biletów i hoteli na podróże.

Z drugiej strony może mieć klienta, który ma małą firmę i potrzebuje jedynie okazjonalnego wsparcia w zakresie spraw administracyjnych czy copywriterskich. Z uwagi na to duża część wirtualnych asystentek specjalizuje się w konkretnych usługach, które oferują.

Coraz częściej wirtualne asystentki potrafią także budować strony internetowe i sklepy internetowe, zajmować się mediami społecznościowymi (czyli jest i wirtualną asystentką i social media ninija) czy tworzyć wpisy na bloga. Oprócz tego oczywiście potrafią wesprzeć w koordynacji kalendarza, ustalenia priorytetów, czy w nawiązywaniu relacji biznesowych na rzecz swojego klienta. Czyż nie jawi nam się tutaj obraz osoby, dla której nie ma rzeczy niemożliwych?

Czy wirtualna asystentka powinna mieć umowę? O jakich kwestiach prawnych musi pamiętać?

Po pierwsze, na pewno będzie Ci potrzebna kompletna dokumentacja RODO i to w najszerszym możliwym zakresie, ponieważ będziesz miała dostęp do wielu różnych danych osobowych swoich klientów, a często i ich pracowników i ich klientów. W razie kontroli, bez odpowiedniego zabezpieczenia i bez wdrożonej dokumentacji RODO, musisz liczyć się z karą finansową oraz z ryzykiem utraty reputacji wśród swoich klientów – a złe wieści lubią szybko się rozchodzić.

Potrzebujesz kompletnej, zaawansowanej dokumentacji RODO? Znajdziesz ją u mnie w sklepie internetowym. Wybierz pakiet MAXI – kliknij TUTAJ. Pamiętaj, że jeżeli Twoim klientem będzie osoba anglojęzyczna, to wtedy musisz mieć kompletną dokumentację RODO również w języku angielskim.

Po drugie, będą Ci potrzebne stosowne umowy dla siebie i swojego klienta. Jeżeli Twój klient prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą lub jest spółką, a Ty również masz własną działalność – podpiszcie umowę o współpracy, czyli umowę B2B. Umowa ta określa zasady Waszej współpracy, Twoje wynagrodzenie, Twoje obowiązki, lecz również obowiązki Twojego klienta. Powinna zawierać także klauzule dotyczące praw autorskich lub ewentualnych licencji (zwłaszcza gdy oprócz bycia wirtualną asystentką jesteś także social media ninja i zajmujesz się chociażby tworzeniem grafik). W umowie powinny znaleźć się także kwestie dotyczące poufności, RODO, czy nawet zakazu konkurencji.

Po trzecie, warto podpisać umowę o poufności, a więc umowę NDA. Pokaże to Twojemu klientowi, że dbasz o JEGO dobro i o wszelkie wrażliwe informacje, do których możesz mieć dostęp. Jest to krok i ukłon w stronę Twojego klienta. Pokazuje, że jesteś profesjonalistką, że poważnie podchodzisz do swojej pracy, że można Ci zaufać, ponieważ powierzone Ci informacje i dane potrafisz przechowywać zgodnie z prawem i w sposób bezpieczny (dzięki kompletnej dokumentacji RODO), a także że aktywnie zabezpieczasz te informacje przed ich “wypływem”, ujawnieniem, przed dostępem osób nieuprawnionych (dzięki umowie NDA).

Potrzebujesz umowy B2B lub NDA? Napisz do mnie na kontakt@prawomalegobiznesu.pl

Po czwarte, jako osoba prowadząca własną firmę, będziesz wystawiać swoim klientom faktury. W zależności od Twojej sytuacji będą to faktury z VAT lub faktury bez VAT. Musisz pamiętać o zasadach wystawiania faktur i wdrożyć w swojej firmie odpowiedni proces fakturowania.

Potrzebujesz w tym zakresie wsparcia? Potrzebujesz personalizowanych wzorów faktur i rachunków? Potrzebujesz łatwego w zrozumieniu podręcznika w zakresie procesu fakturowania w Twojej firmie? Kliknij TUTAJ.

Jakie umiejętności musi mieć wirtualna asystentka? Jak zostać wirtualną asystentką? Czy warto iść na kurs?

Pewne wstępne spojrzenie na to, jaka powinna być wirtualna asystentka (WA), pewnie już masz po pierwszym zestawie pytań powyżej. Przede wszystkim WA musi mieć opanowaną świetną organizację pracy i zarządzanie czasem. Dlaczego? Bo musi zorganizować nie tylko swoją pracę, lecz również (a przede wszystkim) pracę swojego klienta. Jeżeli jest asystentką osobistą to pomaga organizować także życie prywatne swojego klienta. Musi umieć priorytetyzować swoją pracę, umieć planować i terminowo wywiązywać się z obowiązków.

Powyższe trzymanie się terminów jest niezwykle ważne. Od tego zależy zadowolenie klienta i późniejszy rozwój własnej firmy wirtualnej asystentki (WA). Oczywiście, WA musi również umieć ustalić czas pracy i czas własnego odpoczynku, nie może pracować całą dobę, ale musi się liczyć z tym, że niektórzy klienci mogą wymagać nietypowych godzin czasu pracy. Zwłaszcza, jeżeli jest to klient żyjący w innej strefie czasowej albo taki, który często jeździ za granicę.

Wirtualna asystentka musi być także asertywna, również w kierunku swojego klienta, a niekiedy w stosunku do klientów i współpracowników swoich klientów. Czasem może się zdarzyć, że klient będzie żądał od Ciebie pracy w nieakceptowalnej przez Ciebie formie czy w nieakceptowalnych godzinach. Należy ustalić pewne granice Waszej współpracy i się ich trzymać. W tym zakresie pomoże Ci i zabezpieczy Cię dobra umowa współpracy, o której pisałam wyżej. Oczywiście, negocjacje i kompromisy są ważne, ale jeżeli czujesz, że na coś nie możesz i nie chcesz się zgodzić, po prostu powiedz “nie”. Bez wyrzutów sumienia.

A co z językami? Będziesz mogła spotkać się ogłoszeniami typu: “Wirtualna asystentka z angielskim” czy “Wirtualna asystentka z niemieckim”. Jeżeli planujesz współpracę z “dużym” klientem, który kieruje międzynarodową firmą, wtedy znajomość języków obcych jest absolutnym minimum. Na pewno angielski, lecz również inne języki w zależności od tego, na jakich rynkach działają Twoi klienci – może być to niemiecki, hiszpański, francuski czy nawet chiński.

Z pewnymi umiejętnościami oczywiście trzeba się urodzić, jednak większości można się nauczyć, można je wypracować. Najlepiej zrobić to w praktyce, ponieważ tak najszybciej się uczysz. Jednak, jeżeli masz poczucie, że nie dasz rady sama się przygotować do pracy, możesz skorzystać z dostępnych kursów – darmowych lub płatnych, a także ebooków obrazujących codzienną pracę. Oczywiście, musisz każdorazowo zadbać o zabezpieczenie swojej pracy przed rozpoczęciem przyjmowania klientów.

Jak zacząć? W jaki sposób zdobyć pierwsze zlecenie? Czy można zostać wirtualną asystentką bez doświadczenia?

Cóż, biznesplan może będzie Ci potrzebny, jednak bardziej w celu uporządkowania swoich własnych pomysłów i planów w stosunku do oferowanych usług i współpracy z klientem. Nie musisz mieć, ani kierunkowego wykształcenia, ani specjalnego wykształcenia, żeby zacząć. Jeżeli czujesz, że to jest to, co chcesz robić w życiu to po prostu zacznij. Jest to najtrudniejsze. Gdy zaczniesz, wszystko się ułoży, przy odpowiedniej organizacji pracy własnej.

Dołącz się do grup dedykowanych WA na Facebook’u, dla grup dla początkujących przedsiębiorców, do grup biznesowych. Możesz zacząć od współpracy z drobnymi przedsiębiorcami i współprac ad hoc – dorywczych. Potem zobaczysz, że Twoi klienci sami będą polecać Cię dalej i tak naprawdę to klienci będą przychodzić do Ciebie, a nie Ty do nich. Możesz także pomyśleć o współpracy z agencjami wirtualnych asystentek. Możesz pisać bezpośrednio do influencerów, których obserwujesz, czy nie potrzebują wsparcia. Jak widzisz jest bardzo dużo możliwości i bardzo dużo różnych opcji.

Jeżeli na początku nie chcesz zakładać działalności możesz wystawiać faktury przez portale pośredniczące np. useme.eu. W przypadku osób, które nie są studentami poniżej 26 roku życia kwestia nierejestrowanej działalności w przypadku usług wirtualnej asystentki może być nieco kłopotliwa, o czym pisałam TUTAJ.

Czy warto zostać wirtualną asystentką? Ile zarabia wirtualna asystentka? Jaka jest stawka godzinowa?

W zakresie wynagrodzenia rynek jest niezwykle zróżnicowany. Stawka zależy przede wszystkim od tego, czy jest to jednorazowe zadanie do wykonania, jednorazowe wsparcie w konkretnym procesie, czy współpraca długofalowa. W zależności od tego stawka godzinowa może wynosić od 20 zł za godzinę pracy do nawet 150 zł za godzinę, a czasem i więcej – w zależności od umiejętności WA i zakresu jej wsparcia Średnia płaca godzinowa mieści się zwykle między 30 zł a 80 zł za godzinę pracy brutto.

Chcesz zostać wirtualną asystentką i otworzyć własną firmę? A może jesteś już WA i potrzebujesz wsparcia w zakresie wchodzącego Nowego Ładu? Przyjdź do mnie na konsultacje. Porozmawiamy o Twoich możliwościach i wybierzemy strategię najlepszą dla Ciebie i Twojego biznesu. Możesz wybrać albo pojedynczą konsultację (kliknij TUTAJ) albo abonament na wsparcie prawno-biznesowe (kliknij TUTAJ).

Co w trawie piszczy, a więc co o tym zawodzie mówią ludzie z branży?

Wysłałam parę pytań do kilku wirtualnych asystentek. O co pytałam? Listę moich pytań przeczytasz poniżej:

1. Na co trzeba najbardziej zwracać uwagę w tej pracy?

2. Co jest w tej pracy najtrudniejszego? Jaka była najtrudniejsza sytuacja z jaką przyszło Ci się zmierzyć i jaki sposób jej zaradziłaś?

3. Co jest w tej pracy najpiękniejszego? Co sprawia, że uważasz, że warto robić to, co robisz?

4. Czym najczęściej się zajmujesz? W czym najczęściej pomagasz swoim klientom?

5. W jaki sposób ustalasz swoje wynagrodzenie? Jest to stała kwota za określony zakres prac, a może godzinowa lub inna?

6. Co było najtrudniejsze w rozpoczęciu tej pracy? Kwestie prawne? Podatkowe? Klienckie? Marketingowe? A może coś innego?

7. Co byś poradziła osobie, która dopiero chce wejść w ten świat? Powiedz coś od siebie.

A oto odpowiedzi, które udało mi się uzyskać. Jest ich całkiem sporo! Na pewno wyciągniesz z nich coś dla siebie!

Agnieszka Kowalska | Pracownik z pasją

Cześć, jestem właścicielką marki pracownik z pasją. Razem z moim zespołem dostarczam „czas” na rozwój firmy oraz spokój ducha przedsiębiorcom. Pomagam im z zapracowanych i przytłoczonych zadaniami, przejść do dobrze zorganizowanej firmy, która daje im poczucie wolności, szczęścia i satysfakcji. W największym skrócie: działam jako zdalny menedżer, któremu możesz zlecić określone zadanie, a ja zorganizuję zasoby, żeby je wykonać na czas i z najwyższą jakością. Moim najważniejszym celem jest ułatwianie Twojego życia, abyś miał więcej czasu na rzeczy, które naprawdę mają dla Ciebie znaczenie.

Na co zwrócić uwagę? Hm.. Dobre pytanie. Podejdę do tego okiem zdalnego menadżera z 4-letnim doświadczeniem w pracy wirtualnej asystentki. W zawodzie wirtualnej asystentki warto się wyspecjalizować w konkretnej dziedzinie. Utarło się, że wirtualne asystentki są od wszystkiego, ale to nieprawda i po prostu nie da się być we wszystkim dobrym. Dlatego obecnie mam zgrany zespół specjalistek, które wspierają mnie i biznesy moich klientów. Należy także pamiętać, że zanim zaczniemy jakąkolwiek współpracę, warto spisać procedury, przygotować umowy i określić granicę, oraz stawkę, za którą będziemy pracować. Choć może to wydawać się dziwne ponad połowa kobiet w tej branży ma problem z wyceną swojej pracy i określeniem klienta, z którym chce się pracować. Branie zbyt wiele na siebie powoduje wypalenie zawodowe, zniecierpliwienie i braku chęci do działania, a to niestety wpływa na efekty naszej pracy. Zasadę, jaką warto zastosować to heksagon szczęścia, czyli zadbać o kwestię niematerialne i finansowe. Które pozwolą zachować life balanse w tej pracy i razem dają nam idealną całość.
Myślę, że szczególnie na początku wspomniana wcześniej wycena i stawianie granic oraz branie jakichkolwiek zleceń od kogokolwiek. Czyli brak ustalonego klienta docelowego i ustalenia niszy. Natomiast druga część pytanie to brak umów i procedur w firmie, które powodowały chaos. W tej chwili mam wypracowane procesy i umowy, które stale udoskonalam, by jeszcze lepiej zarządzać swoją firmą.
Najpiękniejsze jest, to gdy widać realne efekty naszej pracy i klienci polecają nas kolejnym osobom.
W tej chwili najczęściej przejmuje zadania z zakresu zarządzaniu social mediami (Facebook.LinkedIn) oraz wspieram w raz moim zespołem klientów w kwestiach technicznych w procesie przygotowania kursów online ( tj. Tworzymy landing page, mailingi oraz osadzamy i koordynujemy proces osadzania kursów online, ich montaż itp.). Wspieramy także klientów m.in w: tworzeniu strategii komunikacji, prowadzeniu Social Mediów. automatyzacji biznesów (tworzenie landing page, przygotowanie zaplecza technicznego do kursów online, wyzwań i webinariów i nie tylko!), zarządzamy projektami i zajmujemy się rekrutacją zdalną.

Nie wiem, czy wiesz? Jestem także zdalnym ekspertem ds. finansów. Wspieram moich klientów w właściwym doborze ubezpieczeń, kredytów oraz innych form finansowania w ponad 20 instytucji finansowych. Pokazuje także, jak optymalnie zarządzać budżetem domowym i firmowym. Posiadam licencję prawie 20 ubezpieczalni, buduję swój zespół doradców. Prywatnie szczęśliwa żona i mama 5,5 letnich bliźniąt Bartosza i Konrada i w krótce małej Zosi. Ukończyłam m.in studia podyplomowe na WSEI pod przewodnictwem Rahim Blak na kierunku Social Media, ukończyłam szereg kursów specjalistycznych m.in 12 program rozwoju twojej firmy z Marcin Kokoszka, , Wow Courses Formular z Magdalena Pawlowska oraz ABC Strategii Marki z Mariusz Łodyga i Karolina Łodyga. Jak widzisz stale się rozwijam i inwestuję w swoją wiedzę i umiejętności.

Większość prac jest wyceniana godzinowo, jednak przy dużych projektach wyceniam za wykonanie projektu. Do takich projektów należy m.in. tworzenie strategii, prowadzenie kanałów w Social Mediach oraz kompleksowe przygotowanie kursu online. Stawki godzinowe, są wykorzystywane zazwyczaj na początku współpracy, gdy zlecane są małe prace, których czas nie przekracza 20 Rh. To wszystko zależy od ilości pracy, osób, które muszą być zaangażowanie w wykonanie poszczególnych części projektów. Na tę chwilę stawką minimalną za moją pracę jest 75 zł netto+VAT.
W rozpoczęciu hm… Zaczęłam od pracy dla pojedynczych klientów i rozliczałam się z nimi za pośrednictwem useme. Gdy klientów zaczęło pojawiać się więcej podjęłam decyzje o otwarciu działalności gospodarczej. Te wszystkie kwestie prawne, klienckie i marketingowe poznawałam w trakcie i cały czas poznaje szczególnie, teraz gdy od stycznia wchodzi nowy ład i moja sytuacja życiowa też się mocno zmienia.
Przeanalizuj swoje kompetencje, nie musisz umieć wszystkiego. Możesz być świetna świetny w obsłudze klienta i wspierać w tym swoich klientów. Między czasie możesz podnosić kompetencje w poszczególnych platformach np. Tik-toku lub podkastach, a może znajdziesz swoją niszę, która pozwoli stać ci się specjalistą w danej kwestii.

Napisz do mnie na: info@pracownikzpasja.pl i umów się na niezobowiązującą rozmowę.

Znajdziesz mnie na:

https://www.instagram.com/pracownik_z_pasja/

https://www.linkedin.com/in/pracownikzpasja/

https://www.facebook.com/pracownikzpasja

Marta Jurkiewicz | wyslijasystentce.pl

Dla mnie dużą wartością jest to, że pomagam innym. Jest bardzo dużo małych, dopiero rozwijających się biznesów, które potrzebują pomocy przy jakiś drobiazgach i zaległościach, ciągle wiszących im nad głową. Ja jestem od tego, żeby ich odciążyć z tych obowiązków, na które nie mają już czasu, a muszą być zrobione. Dążę do tego, żeby mały przedsiębiorca mógł skupić się na najważniejszych swoich obowiązkach, a to co przekaże mi, będzie działo się w tle. Dzięki temu będzie mógł szybciej osiągnąć swój wymarzony cel.
W chwili obecnej pomagam w tworzeniu artykułów na bloga, wpisów na media społecznościowe, robię proste grafiki oraz zajmuję się transkrypcjami. Dodatkowo mam dość duże doświadczenie w tworzeniu baz danych i planowaniu kalendarza wydarzeń – od ponad 12 lat pracuję w firmie szkoleniowej, gdzie organizujemy ponad 300 szkoleń rocznie.
Z klientem umawiam się na stawkę godzinową. Można wykupić pojedynczą godzinę usług lub pakiety 5, 10 lub 20 godzin do wykorzystania w ciągu jednego miesiąca.
Bardzo długo wahałam się z rozpoczęciem własnego biznesu głównie z powodu kwestii prawnych i podatkowych. Rozpoczynam swoją działalność na urlopie wychowawczym, jednocześnie wykonując drobne zadania dla obecnego pracodawcy. Miałam ogromny problem z uzyskaniem informacji czy i w jaki sposób mogę połączyć oba obowiązki nie naruszając jednocześnie jakiś przepisów wynikających z ustaw czy po prostu umowy o pracę. Nie chcę rezygnować z pracy dla obecnego pracodawcy, a okazało się, że przy założeniu JDG i dalszej pracy dla pracodawcy stracę zniżki na start. Dlatego w moim przypadku, największym wyzwaniem było połączenie starej pracy z możliwością rozpoczęcia nowej.
Może na początek zacząć od jakiegoś kursu/szkolenia, które trochę przybliży, na czym ta praca dokładnie polega. Jakie wyzwania i problemy czekają. Warto też zainwestować w pomoc prawną, żeby przygotować dobre umowy, które trzeba podpisać z klientem przed rozpoczęciem współpracy. Oprócz umowy, trzeba omówić kwestie przygotowania do przetwarzania danych osobowych klientów, bo z tym też mamy do czynienia.

Ja bardzo długo się wahałam czym chcę się zajmować jak skończę urlop wychowawczy. Wiedziałam tylko tyle, że nie jestem w stanie już pracować stacjonarnie w biurze, dlatego wybrałam taki zawód, w którym mam dowolność miejsca, w którym wykonuję swoje obowiązki. Musiałam przeanalizować swoje umiejętności i doświadczenie, co lubię robić i co mi sprawia przyjemność i poszłam właśnie w tym kierunku. Oczywiście uczę się dalej i korzystam z różnych kursów, aby być jeszcze lepszą w tym co robię. Jeśli chodzi o Wirtualną Asystentkę, to tak naprawdę zakres Twoich umiejętności zawsze może się rozszerzać i możesz coraz więcej proponować swoim klientom. Dlatego jeśli chcesz się rozwijać i nie stać w miejscu, myślę, że to dobry wybór.

Agnieszka Rudak | Asystentkowo.pl

Profesja WA jest wszechstronna. Każda z wirtualnych asystentek ma swoją specjalizację. Dlatego tak ważne jest, aby cały czas doszkalać się w określonej dziedzinie. Istotną kwestią jest również stworzenie persony klienta, aby wiedzieć, do kogo kierujemy swoje usługi i z kim chcemy współpracować.
Najtrudniejsza była dla mnie organizacja czasu na samym początku mojej działalności. Praca zdalna wymaga dyscypliny. Bardzo szybko nauczyłam się planować swoją pracę w taki sposób, aby dochować terminów oraz mieć przy tym czas dla siebie i dla rodziny. Używam aplikacji do mierzenia czasu pracy. W ten sposób wiem, ile czasu zajmuje mi konkretne zadanie. Używam również aplikacji do zarządzania projektami oraz nie rozstaję się z moim terminarzem.
Praca w branży wirtualnej asysty/ wirtualnego managera daje mi poczucie satysfakcji. Najbardziej cenię sobie kontakt z wyjątkowymi ludźmi. Pracuję z osobami, które są dla mnie wartościowe. Dzięki pracy zdalnej jestem niezależna i przede wszystkim lubię to co robię.
Moim klientom pomagam przede wszystkim w zadaniach administracyjnych i w obsłudze klienta. Jestem odpowiedzialna za tworzenie raportów, prezentacji, ofert, korespondencję z klientami/ pracownikami moich klientów. Tworzę również różnego rodzaju pisma, zajmuję się fakturowaniem, budżetowaniem, obsługa kalendarza i masą innych ciekawych dla mnie rzeczy. Współtworzę również portal Asystentkowo.pl oraz jako psycholog biznesu, pomagam początkującym przedsiębiorczym kobietom, udzielając im indywidualnych konsultacji.
Mam stałe pakiety godzinowe/abonamentowe dla klientów potrzebujących wirtualnego wsparcia. Za konsultacje również rozliczam się godzinowo. Nowym klientom proponuję wstępny pakiet “próbny” 10 h, aby sprawdzić, czy współpraca nam odpowiada.
Najtrudniejsze na początku, oprócz organizacji pracy i wejścia w rytm, było znalezienie pierwszych klientów. Jako psycholog biznesu odpowiednio przygotowałam się do rozpoczęcia działalności, miałam określoną strategię. Jednak bez rekomendacji i odpowiedniego portfolio sprawa jest utrudniona.
Ustal swoje mocne strony i na tym oprzyj swoją działalność. Stwórz personę klienta i nie poddawaj się. Bądź autentyczna:)

Sprawdź Linkedin Agnieszki: https://www.linkedin.com/in/agnieszka-rudak?fbclid=IwAR3j_qjkU7Api6Kqek-qVE7T6S5s4ZBjkzJ7r5PvtXt_EQU4xPmfHCM5s0A

Małgorzata Galbas

Według mnie trzeba pamiętać o wytyczeniu swoich granic i ich przestrzeganiu. Pracując dla wielu klientów w systemie godzinowym, można bardzo szybko wpaść w pętle pracy non stop. Bardzo ważnym aspektem jest też komunikacja. Tutaj nie można bać się zapytać o coś, przekazać jakąś nieprzyjemną informację czy powiedzieć nie. Tak! Asertywność jest też bardzo ważna. Trzeba być też punktualnym, precyzyjnym oraz być nastawionym na szukanie rozwiązań dla klienta.
Na początek najtrudniejsze w tej pracy wydaje mi się pozyskiwanie klientów, ponieważ zauważam, że jest coraz więcej wirtualnych asystentek. Później w pracy z klientem trudne jest organizowanie sobie tak czasu, aby codziennie mieć równomiernie tyle samo pracy. Nie można się godzić na deadliny dla wielu klientów tego samego dnia. Trzeba tutaj przemyśleć, jak zorganizować sobie czas pracy, ile pracować danego dnia etc. Tego ci nikt nie powie, to twoja decyzja.
Dla mnie najpiękniejsze jest to, że zadania, które wykonuję są każdego dnia inne. Nie nudzę się. Codziennie mam możliwość wykonywać innego rodzaju zadania, uczę się też nowych programów, jak funkcjonują dane branże. Praca ta daje mi też możliwość poznania niesamowitych ludzi z całego świata.
Najczęściej zajmuję się obsługą oraz zarządzaniem e-commerce. Ponadto, pomagam klientom w tworzeniu ich materiałów kursowych (w różnych językach) oraz w kontakcie z ich klientami, dystrybutorami (też w różnych językach). Zajmuję się też w zarządzaniem projektów. Prowadziłam kampanię sprzedażową. Dużo też doradzam moim klientom i szukam optymalnych rozwiązań dla ich biznesów.
Ustalam stawkę godzinową dla długoterminowej współpracy. Chyba że jest to pojedyncze zlecenie, to wtedy jest to stawka za cały projekt. Moja stawka różni się w zależności od tego, czy muszę używać w pracy innych języków oprócz polskiego.
Najtrudniejsze było dla mnie pozyskiwanie pierwszych klientów, ponieważ nie miałam nikogo znajomego, dla którego mogłabym nawet zrobić coś za darmo, aby się uczyć. Także trudne było przejście na biznes online, ponieważ wcześniej nie miałam pojęcia, jak się tworzy strony internetowe, jak funkcjonuje social media marketing, e-commerce etc.
Najważniejsze to wierzyć w siebie i iść za głosem serca! Jeśli naprawdę chcesz spróbować pracę jako wirtualna asystentka, to działaj. To moja dewiza: Bój się i działaj! Będzie wiele sytuacji i zadań, które mogą cię przerastać, ale próbuj! I bądź szczery. Powiedz klientowi, co jest twoją mocną stroną, a co słabą. Powiedz wprost, czego oczekujesz od współpracy i jakie masz granice. Wtedy ta praca będzie przyjemnością dla ciebie.

Gdzie mnie znajdziesz? Na: https://business.gordillogalbas.com/ oraz na linkedin: https://www.linkedin.com/in/gosiagalbas/

Anna Pietryka | https://annapietryka.pl/

Nazywam się Anna Pietryka i od 2019 roku pomagam przedsiębiorcom jako Wirtualna Asystentka. Zajmuję się wspieraniem przedsiębiorców we wdrażaniu i obsłudze narzędzi będących fundamentem biznesu online. Buduję techniczne zaplecze firm od podstaw, podpowiadam, z jakich narzędzi warto skorzystać i pomagam w obsłudze i zarządzaniu procesami ułatwiającymi automatyzację. Zajmuje się też sprawami social mediów i kampanii sprzedażowych oraz pomagam w wydawaniu nowych produktów (szkolenia, e-booki) . Moimi klientami są przeważnie marki osobiste ale także większe biznesy i zespoły.

1. W pracy WA najważniejsze są umiejętność organizacji pracy, ciągła chęć uczenia się i asertywność. Przyda się też kreatywność, pro aktywność i umiejętność bycia trzy kroki przed klientem.

2. Najtrudniejsze w tej pracy jest to, że nie wszystko da się zaplanować niestety. A przynajmniej w zadaniach, w których ja się specjalizuje, czyli techniczne. Nie przewidzę, że WordPress zrobi aktualizacje, która nie zadziała na raz na czterech stronach u klientów, którymi się opiekuję. A strony muszą działać i sprzedawać. Oznacza to wtedy pracę po nocach. Niezaplanowaną pracę. To tylko taki przykład ale czasami jest tak, że nie da się czegoś do końca przewidzieć. Niemniej nie zdarza się to tak bardzo często.

3. Dla mnie najważniejszymi plusami tej pracy są:

– możliwość ciągłej nauki i rozwoju

– okazje do poznawania fantastycznych ludzi (zarówno w zespołach klientów jak i samych klientów), ich biznesów i bardzo fajnych pomysłów na usługi czy produkty

– elastyczność w wielu aspektach (czasu pracy, z kim chce współpracować, przy jakich projektach chcę współuczestniczyć)

– praca z domu (a jak mi się zamarzy to może z wyjazdu w Bieszczady albo na Bora Bora 😉)

4. Moją specjalizacją są sprawy techniczne takie jak strony, sklepy i platformy kursowe na WordPress, newslettery i automatyzacje, a także działania w mediach społecznościowych i pomoc w kampaniach sprzedażowych czy w tworzeniu nowych produktów. Specjalizacji WA jest jednak wiele. Są WA, które wykonują zadania typowo administracyjne lub specjalizują się w pisaniu tekstów czy montażu filmików. Przeważnie WA mają kilka takich typów zadań, które oferują.

5. Wszystko zależy od zadań i od potrzeb klienta. Są klienci, z którymi rozliczam się godzinowo. Są klienci, którzy pomimo stałej współpracy chcą mieć określone widełki cenowe dotyczące zadań. Przy jednorazowych zadaniach lub projektach budowy stron rozliczam się zawsze za projekt.

6. Bardzo trudno było mi przestawić się mentalnie z etatu na myślenie: jestem przedsiębiorcą. Na początku też obawiałam się czy znajdę klientów. Z początku rzeczywiście nie było z tym kolorowo. Ale po 3 czy 4 miesiącach nastąpił przełom. Klienci polecali mnie swoim znajomym, wzbogaciłam umiejętności i portfolio zaczęłam być wybierana z rekrutacji z ogłoszeń.

7. Uważam, że to świetna praca ale pod kilkoma warunkami:

– zdajesz sobie sprawę, że ciągle będziesz poświęcać czas na naukę

– jesteś zdyscyplinowany pod względem organizacji pracy własnej

– jesteś asertywny i znasz wartość swoich umiejętności i czasu

– musisz pamiętać o tym, że prowadzisz biznes a nie jesteś tylko pracownikiem do wynajęcia na godziny

Gdzie mnie znajdziesz? Tutaj: https://annapietryka.pl/

Dorota Mroczek | www.dorotamroczek.pl

W pracy wirtualnej asystentki najważniejsza jest dokładność, umiejętność organizacji swojego czasu, by wykonać zadania zgodnie z terminami, umiejętność pozyskiwania klientów, a także poufność, dyskrecja. Jest to praca, która wymaga ciągłego rozwoju, uczenia się, więc nie jest to praca dla osób, które nie lubią się uczyć. Dobrze jest też się specjalizować w wąskim zakresie.
Najtrudniejsze jest nawiązanie współpracy z pierwszymi klientami. Samo „wejście” na rynek, bo ciągle czułam, że nie jestem wystarczająco dobra, by zacząć. Bałam się brać pieniądze za usługę, bo uważałam, że jeszcze za mało umiem. Dopiero współpraca z mentorem zmieniła moje podejście i dodała wiary w siebie. Ciężko jest zdobyć pierwszego klienta, wygrać rekrutację, gdzie na ofertę odpowiada 10-20 innych wirtualnych asystentek. Bez dobrej oferty, referencji ciężko jest się przebić. Najtrudniejsza sytuacja to zawsze choroba mojego niespełna 3-letniego dziecka, które chodzi do przedszkola. Jak zaczynałam rok temu, zaczął chodzić do żłobka. Obecnie dwa tygodnie pracuję w domu z Nim, bo jest chory. Muszę wtedy wstawać rano i zrobić zadania z danego dnia, a później w ciągu dnia, w miarę możliwości popracować przy komputerze. Jest to totalna dezorganizacja dnia. A swoje prywatne sprawy, jak nagrywanie kursu, pisanie e-booka, zaplanowanie artykułów na blog, czy przerobienie jakiegoś zakupionego kursu są przekładane na inny termin.
Można powiedzieć, że ogromnym plusem jest możliwość pracy z dowolnego miejsca na świecie. Potrzebuję tylko laptopa i internetu. W zależności do tego jakie masz zadania i klientów – możesz pracować w dowolnych godzinach w ciągu dnia. Jeżeli masz klientów z innej strefy czasowej, może być mały problem. Ja trzy razy w tygodniu moderuję chat podczas live’ów, które są w środku dnia, wiec muszę być w tych godzinach dyspozycyjna. Sporo moich zadań musi być wykonane w określonych porach. Ale mam też zadania, które spokojnie mogę zrobić z rana, wieczorem, czy w weekend. Piękne jest to, że stale się rozwijasz, masz nowe zadania, uczysz się nowych rzeczy, pomagasz klientom w rozwoju ich biznesu. Patrzysz z radością na ich sukces, który po części osiągają dzięki Tobie. Piękne jest, gdy dostajesz pozytywny feedback, a klienci polecają Cię innym, wiec nawet nie musisz sama szukać klientów, bo oni sami się do Ciebie zgłaszają. Aż dochodzisz do takiego momentu, że nie masz przestrzeni na nowe współprace. Albo, że klient potrafi czekać miesiąc, dwa, aż będziesz mieć przestrzeń na współpracę.
Najczęściej pomagam przedsiębiorcom podczas kampanii sprzedażowych. Kiedy klient chce wydać nowy produkt cyfrowy (e-book, kurs, szkolenie) albo chce promować produkt, który ma już w sklepie. Pomagam wtedy zamieścić wpisy na blogu, video na YT, robię grafiki do social mediów, materiały PDF (np. prezent za zapis, prezentacja na webinar, prezent dla uczestników webinaru, materiały do kursu, PDF do pobrania do danego wpisu), planuję posty do social mediów, robię landing zapisu na webinar/wyzwanie, stronę z ofertą, moderuję chat podczas live, webinaru. Mam też klientów, którzy nie robią żadnej kampanii, wtedy najczęściej pomagam przy social mediach, zamieszczam wpisy na blogu, robię grafiki, ustawiam wysyłkę mailingu.
Mam stawkę za godzinę pracy. Jest to 70 zł netto przy usługach jako wirtualna asystentka. Jeżeli pomagam przy kampanii jest to 100 zł netto. Klient, który zaczyna ze mną współpracę ma możliwość zakupienia pakietu próbnego za 300 zł. netto. W tym ma do wykorzystania 5 godzin mojej pracy. Czas nad danym zadaniem liczę za pomocą aplikacji Toggl. Co tydzień klient otrzymuje raport pracy i widzi, ile mu jeszcze zostało z danego pakietu.
Najtrudniejsze było nawiązanie współprac, z których będę zadowolona. Bo w moim przypadku, nie zależało mi na nawiązywaniu współpracy z każdym, kto szukał wirtualnej asystentki, albo się do mnie zgłosił. Dość szybko dojrzałam do tego, by również odmawiać nawiązania współpracy. Dojrzałam też do tego, by rozwiązywać umowy, jeżeli nie czułam się dobrze w danej współpracy, albo mnie stresowała. Nigdy nie prowadziłam firmy, więc też kwestie księgowe były dla mnie obce. Czy chce być vatowcem czy nie. Jakie PKD wpisać. Jak wystawić pierwszą fakturę.
W grudniu ukazuje się mój e-book pokazujący moją drogę zawodową do miejsca, do którego obecnie jestem. Nie jest to kolejny e-book o tym, jak zostać wirtualną asystentką. Pokazuję tu moje życie przed wirtualną asystą, moje przekwalifikowanie (pracowałam 15 lat w “korpo” w branży ubezpieczeniowej), moje pogodzenie pracy z wychowywaniem dziecka, mój rozwój.

Śledź na bieżąco moje social media, a dowiesz się o jego premierze:

https://www.facebook.com/wirtualna.asystentka.dorota.mroczek

https://www.instagram.com/dorotamroczek_wa/

Zapraszam też 2 i 3 grudnia na konferencję poświęconą wirtualnej asyście. W drugim dniu konferencji poznasz 15 historii ludzi, którzy kiedyś (do 2 lat wstecz) zdecydowali się na przekwalifikowanie zawodowe, a obecnie utrzymują się tylko z zadań wykonywanych jako freelancerzy. Zdradzą Ci:

jakie błędy popełnili i przed czym chcą Cię przestrzec,

dlaczego zdecydowali się na przekwalifikowanie zawodowe,

jakie mieli pytania i obiekcje,

co było dla nich wyzwaniem, a co stało się momentem przełomowym,

jak zdobywali pierwszych klientów,

czy korzystali ze wsparcia,

jak zmieniała się ich oferta,

jakie mieli sposoby na chwile zwątpienia.

link do darmowej rejestracji: https://nieradko.pl/konferencja-freelancer-

Od siebie dodam – poczytaj o wirtualnej asyście i zdecyduj czy jest to praca dla Ciebie. Na pewno jest to praca ciekawa, pełna rozwoju, ale trzeba dużo się nauczyć, by dobrze zarobić. Nie każdy się nadaje do tej pracy. Myślę, że wiele osób, myśli, że zna FB i IG więc może być wirtualną asystentką. FB i IG to kropla w morzu zadań, którymi zajmują się wirtualne asystentki. Są wirtualne asystentki, które tylko tym się zajmują. Są takie, które pracują na etacie, a po pracy zajmują się wirtualną asystą, a są też takie, które prowadzą już jakiś biznes online, a wirtualna asysta jest drugą gałęzią.

Zapraszam na moją stronę, na mój blog, gdzie dzielę się wiedzą o pracy wirtualnej asystentki: https://www.dorotamroczek.pl/aktualnosci/

Aleksandra Wojaczek

1. Chyba tak jak w wielu branżach należy zwracać uwagę z kim się współpracuje. Niestety zdarzają się trudni klienci i trudni współpracownicy. Czasem trzeba się zastanowić czy warto taką współpracę kontynuować.

2. Samodyscyplina i zorganizowanie. Należy pamiętać, że nie każdy lubi/potrafi pracować na takich warunkach. Należy też pamiętać, że wirtualna asystentka nie musi i nie ogranicza się do zadań typowo administracyjnych, jest wiele specjalizacji w których nieustannie należy się dokształcać, aby nie zostać w tyle.

3. Dla mnie najpiękniejsza jest różnorodność zadań jakich mogę się podjąć. Nie ogranicza mnie stanowisko lub firma. Bardzo ważny jest również kontakt z ludźmi z całego świata i możliwość nieustannego pogłębiania wiedzy.

4. Moją specjalnością jest associate management oraz customer expierience, natomiast nie ograniczam się tylko do tego. Oferuje szeroki wachlarz usług łącznie z prowadzeniem rekrutacji czy social mediów.

5. Rozliczam się zarówno godzinowo, jak i projektowo. Jednak każda WA ma swój system rozliczeń.

Gdzie mnie znajdziesz? https://www.facebook.com/awwaaleksandrawojaczek/

Katarzyna Jurkowska | Dla Biznesu Wirtualna Asystentka

Zarządzanie czasem jest dużym wyzwaniem. Mam kilku klientów, każdy z nich ma swoje potrzeby i oczekiwania. Choć planowanie to podstawa w tej pracy, to prawda jest tak, że nieraz gaszę niespodziewanie kilka pożarów dziennie. I plan po prostu się sypie. Klient zazwyczaj czeka w kolejce i wyznaczamy termin realizacji zadania, ale bywają sytuacje, kiedy klient potrzebuje coś na już i ja staram się wychodzić mu naprzeciw. I to właśnie żonglowanie czasem, jest najtrudniejsze 😊. Praca zdalna wymaga też dobrej komunikacji, pracy w oparciu o programy do zarządzania, wszystko bardzo szybko zmienia się i rozwija, należy być na bieżąco.
Jak w każdej pracy, tak i w tej zdarzają się błędy. O ile są to małe potknięcia, to nie ma problemu. Zawsze staram się szybko i uczciwie poinformować klienta, że zaistniał błąd np. na stronie www opartej na WordPressie i strona w tej chwili nie działa, a ja naprawiam błąd jak najszybciej.
Różnorodność zadań i kreatywność, praca po prostu nie jest monotonna. Klienci się zmieniają, pracowałam już z kilkunastoma branżami. Sukcesy klientów, do których ja się przyczyniam, też są piękne. Podziękowania i dobre słowo, znaczą dla mnie najwięcej, motywują do pracy. Robię coś, co daje realną wartość.
Najczęściej zajmuję się social mediami, wsparciem rozwoju marki w sieci, kreacją Facebooka, Instagrama, budowaniem contentu na blogi, strony internetowe, nadzorowaniem projektu. Moja stawka jest godzinowa. Rozliczam się pakietami. Zdarzają się sytuacje, kiedy proponuję stawkę za cały projekt np. w przypadku tworzenia treści.
Praca jest bardzo rozwojowa, cały czas trzeba się uczyć – i to jest fajne, bo kocham rozwój. Prawda jest taka, że praca WA obejmuje trzy obszary: pracę dla klientów, pracę dla własnej marki i pracę nad własnym rozwojem. Trzeba się w tym odnaleźć i kochać zdobywać wiedzę.
Zweryfikuj swoje aktualne umiejętności, od czego może już zacząć. Realnie oceń czy będziesz w stanie pracować zdalnie dla kilku firm, a jeśli jesteś mamą to czy jest dobrze zorganizowana i czy ma plan B – babcię, ciocię, nianię. Wiele kobiet myśli, że to idealna praca dla mamy z małymi dziećmi, bo jest elastyczna, a potem zarywa noce, bo dzieci niestety chorują, mają wakacje, ferie i długie weekendy. A bycie przedsiębiorcą jest dalekie od etatu, a wirtualna asystentka nim jest.

Pozdrawiam wirtualnie

Katarzyna Jurkowska

Dla Biznesu Wirtualna Asystentka

Gdzie mnie znajdziesz? https://www.facebook.com/dlabiznesuwirtualnaasystentka/

Katarzyna Negawitulska | WitKa Projekt Katarzyna Nęga-Witulska – Twoja Asystentka

Jest wiele rzeczy, na które trzeba zwracać uwagę w pracy Wirtualnej Asystentki, ale moim zdaniem, takim „naj” są potrzeby klienta. W końcu, to dla niego działamy. Słuchamy jakie są jego potrzeby, te wypowiedziane wprost, jak i te nie wypowiedziane, bo nieświadome. Często klienci sami nie do końca wiedzą, co jest im potrzebne, nie mają pomysłu na tego typu współpracę, nie potrafią delegować. Jeśli jesteśmy wyczuleni (Panowie też są świetnymi wirtualnymi asystentami :)) na potrzeby, to zawsze podpowiemy coś klientowi.

Co jest w tej pracy najtrudniejszego? Ha, ha, ha, zadajesz pytania, na które nie ma jednej odpowiedzi, zwłaszcza że jest tutaj wiele aspektów, bo prowadząc swoją działalność jestem nie tylko Wirtualną Asystentką, ale także przedsiębiorcą. Myślę, że dużą przestrzeń zajmuje i przeplata się w tych obu dziedzinach konieczność bycia na bieżąco z przepisami, nowinkami technicznymi, Social Mediami itd. w kontekście dzielenia czasu na działalność dla klienta, doszkalanie się, poszerzanie oferty i czas dla rodziny. Wszystko jest dobrze, gdy jest dobrze. Ale na przykład, gdy młodsze dziecko zachoruje i nie pójdzie do żłobka lub w klasie starszego ogłoszą kwarantannę, wtedy bywa ciężko. Moim sposobem radzenia sobie w takiej sytuacji jest bycie elastyczną i umiejętność zmiany planów. Nie zawsze jest to proste i cały czas się tego uczę.
Dla mnie, najpiękniejsze jest to, że wspierając innych nadal mogę być niezależna w swoich zawodowych działaniach i decyzjach. Owszem, wykonuję zadania dla klientów, zgodnie z ich pomysłami, zaleceniami, ale mam możliwość decydowania o pewnych rzeczach, na które na przykład nie miałabym wpływu pracując na etacie. Piękne jest również to, że mam możliwość poznania wielu wspaniałych przedsiębiorców, twórców, którzy również działają dla innych – pomagają, wspierają, uczą.
Moim głównym profilem działalności jest obsługa administracyjno-biurowa, czyli zajmuję się między innymi przygotowywaniem dokumentacji dla różnych działów – oferty, faktury, ewidencje dla księgowości, umowy itp. Odpowiadam na maile, telefony, wykonuję researche, drobne grafiki i wpisy na Social Media. Zajmuję się również obsługą klientów sklepów internetowych – sprawdzam zamówienia, zlecam wysyłki kurierskie, prowadzę korespondencję. Ostatnio również świadczę usługi tradycyjnej wysyłki towaru czy innej korespondencji, czyli również pakuję i nadaję zamówiony towar do klienta. Może jest to praca mniej wirtualna, ale jedynie w aspekcie zapakowania i przekazania paczki kurierowi. Reszta dzieje się online. Drugim profilem mojej działalności jest praca z tekstem i obsługa około wydawnicza. Zajmuję się korektą tekstu, składem, transkrypcjami podcastów, napisami do filmów. Wspieram wiedzą na temat umów, prawa autorskiego, podpowiadam co należy zrobić, aby wydać książkę.
Tutaj również moja odpowiedź oparta będzie o zasadę „to zależy” 🙂 ponieważ tradycyjnie przyjęte w tym zawodzie wynagrodzenie, rozliczane według stawki godzinowej, nie sprawdza się przy wszystkich zadaniach, które wykonuję i bywa niezbyt korzystne, zarówno dla klienta, jak i dla mnie. Typowo asystenckie prace rzeczywiście – rozliczam za pomocą pakietu godzinowego. Ale są też prace, które rozliczam ryczałtem (np. wysyłki) lub jak w przypadku prac z tekstem, według ustalonej stawki za czas nagrania lub objętość tekstu. Wysokość stawki nie jest zależna jedynie od tego, ile czasu poświęcę na wykonanie danego zadania. Biorę pod uwagę również to jakie umiejętności i wiedza są mi potrzebne i jakie koszty poniosę, by móc to zadanie wykonać.
Co było najtrudniejsze w rozpoczęciu tej pracy? W moim przypadku była to zmiana planów i marzeń w konkretne działanie na swoim. Wyjście ze strefy komfortu, którą zapewniał mi etat, na którym było różnie, ale jednak dawał jakieś tam poczucie bezpieczeństwa, i udanie się w podróż z działaniem na własną rękę. Był stres, ale nie żałuję 🙂 Obserwuj, przeanalizuj swoje umiejętności, jeśli trzeba, to podszkól się, i jeśli uznasz, że to dla Ciebie – zacznij działać. Nawet jeśli nie jesteś specjalistą w jakiejś dziedzinie i nie jesteś pewna/pewny, w którą działkę Wirtualnej Asysty chcesz iść. To wyklaruje się z czasem i doświadczeniem zebranym we współpracy z klientami. Ważne jest, żeby zacząć działać.

Gdzie możesz mnie znaleźć?
Na Instagramie: https://www.instagram.com/katarzyna_negawitulska/

Na Facebooku:https://www.facebook.com/WitKaProjekt/

To już wszystkie mini-wywiady! Dziękuję Ci za przeczytanie do końca. Z góry informuję, że kolejność była zupełnie przypadkowa! Czy mój wpis uważasz za przydatny? Jeżeli tak, udostępnij go i skomentuj! Dziękuję!

Biznes z pomysłem #2 – Wirtualna Asystentka